Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
Rekisterinpitäjä
Nimi:
Oulun Sarjakuvaseura ry
Osoite:
PL 42, 90015 Oulun kaupunki
Muut yhteystiedot:
www.oulucomics.com
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi:
Toiminnanjohtaja, Harri Filppa
Osoite:
Oulun Sarjakuvaseura ry, jäsenrekisteriasiat, PL 42, 90015 Oulun kaupunki
Muut yhteystiedot:
harri (at) oulucomics (piste) com
sijainen: reijo (at) oulucomics (piste) com
Rekisterin nimi
Oulun Sarjakuvaseura ry:n jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) määräämä velvoite ylläpitää jäsenluetteloa sekä jäsenmaksutietojen ja yhteystietojen ylläpito yhdistyksen toimintaa varten.
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisteröityjä ovat Oulun Sarjakuvaseura ry:n varsinaisiksi jäseniksi, kannatusjäseniksi tai kunniajäseniksi hyväksymät henkilöt.
Jäsenrekisteriin tallennetaan ne tiedot, jotka jäseneksi hyväksytty on itse antanut yhdistyksen käytettäväksi. Jäsenrekisteriin kerätään seuraavat tiedot jäseneksi liittymisen yhteydessä:
- etu- ja sukunimi
- postiosoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite jäsentiedotteiden ja jäsenmaksulomakkeiden lähettämistä ja muuta yhteydenpitoa varten
- syntymävuosi
Rekisterissä pidetään yllä myös seuraavia tietoja:
- jäseneksiliittymisvuosi (vuodesta 2013 alkaen)
- tiedot maksetuista jäsenmaksuista
Tapahtumien, kurssien ja pajojen yhteydessä voidaan tilaisuuden luonteesta riippuen kerätä ilmoittautuneilta esim. puhelinnumero tai muita tietoja, joita esim. seura tai ulkopuolinen järjestä tarvitsee. Tapahtumiin, kursseille ja pajoihin ilmoittautumisten yhteydessä kerättyjä tietoja ylläpidetään sähköisessä henkilörekisterissä kahden toimintavuoden ajan ja sen jälkeen ne hävitetään. Merkittävien tapahtumien, kurssien ja pajojen osallistujaluettelot arkistoidaan yhdistyksen arkistoon.
Sähköiseen henkilörekisteriin tallennettuja henkilötietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan. Yhdistyksen arkistossa säilytetään tiedot hyväksytyistä jäsenistä.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään suoraan jäseniksi hyväksytyiltä jäseneksi hakemisen yhteydessä. Jäsenillä on mahdollisuus itse päivittää tietonsa ottamalla yhteyttä jäsenasioita hoitavaan yhteyshenkilöön tai asioimalla Oulun Sarjakuvakeskuksen toimipisteessä (Hallituskatu 7, Oulu).
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta kaupalliseen tarkoitukseen tai kolmansille osapuolille.
Yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin, kursseille ja pajoihin ilmoittautuessa jäsenien antamia tietoja voidaan luovuttaa ulkopuoliselle järjestäjälle.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot siirtyvät selaimen välityksellä SSL-protokollalla salatun tietoliikenneyhteyden avulla palvelinympäristöön, jossa yhdistyksen sivuja ylläpidetään. Palvelinympäristö on vartioidussa ympäristössä ja fyysinen sekä tekninen sisäänpääsy tarjotaan sinne ainoastaan luvan saaneille.
Arkistoyhdistyksen sivusto tallentaa evästeitä käyttäjän selaimen avulla tietokoneen selaimen välimuistiin. Nämä evästeet ovat tekstitiedostoja, joiden avulla sivusto muistaa tietoa sen kävijöistä vierailun aikana ja mahdollisesti myös sen jälkeen. Evästeitä käytetään käyttäjäkohtaisen tiedon ylläpitämiseen vierailun aikana, käyttäjien tunnistamiseen jäsenkirjautumisessa sekä analytiikan keräämiseen kävijöistä. Tavallisille vierailijoille sivusto toimii myös ilman evästeitä, mutta jäsenkirjautumisessa evästeet tulee olla sallittuna selaimessa.
Jäsenrekisterin käyttöoikeus on Oulun Sarjakuvaseura ry:n hallituksen nimeämillä toimihenkilöillä toiminnanjohtaja ja kustannustoimittaja, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Kustannustoimittaja toimii toiminnanjohtajan sijaisena jäsenrekisterin yhteyshenkilönä. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.
Rekisteri ei sisällä henkilörekisterilain 11 §:ssä mainittuja arkaluonteisia tietoja.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan joko kirjallisesti tai sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Tiedot korjaa rekisterin ylläpitäjä yhteistyössä virheellisen tiedon antaneen toimijan kanssa.
Korjauspyyntö osoitetaan joko kirjallisesti tai sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle.